Risiko als Bestandteil eines Projektes
Die traditionelle Welt der Hierarchien in Abteilungen von Firmen wird zunehmend durch die betriebliche Projektwirtschaft verändert. Die Neuausrichtung und die Eingliederung von neuen Aufträgen in Form von Projekten setzen damit dauerhaft auf global verteilte und flexible Expertenteams.
Hierbei sind Projekte in ihrer Form einzigartig und somit immer wieder neu. Zu Beginn eines Projektes können daher viele Annahmen nur unter mehr oder weniger großer Unsicherheit getroffen werden. Diese Risiken lassen sich im Vorfeld meist nur bedingt ausschalten oder verringern, indem man versucht die einzelnen Aufgaben des Projektes genau herauszuarbeiten und im Detail zu beschreiben.
Definition Risiko
Risiken sind reale oder virtuelle Ereignisse, die einen realen Schaden anrichten. Der Schaden kann sich im Projektmanagement auf einen oder mehrere der Faktoren Zeit, Kosten und Qualität auswirken.
Der Begriff “Risiko” ist das griechische Wort für “Klippe” oder “Gefahr”, das altitalienische “riscare” spricht von “etwas wagen”.
Risiko – Fallen
Auch wenn Projekte in ihrer Art und ihrem Umfang individuell sind, so lassen sich doch gewisse immer wiederkehrende Strukturen erkennen. Vor allem was den Ablauf eines Projektes angeht, haben sich gewisse Phasen, die ein Projekt durchläuft, als sinnvoll herausgestellt. Folglich sollen typische Risikobereiche aufgezeigt werden, die je nach Projekt unterschiedlich stark zum Tragen kommen, in ihrer Form aber grundsätzlich bei jedem Projekt beachtet werden müssen.
Typische Risiken sind z. B. ein zu hoher oder zu niedriger Ansatz von
- Personalstunden
- Materialverbräuchen
- Investitionen
- Komponenten oder Teilen
- Leistungen Dritter
- Beschaffungspreisen
Risikomanagement als Chance
Ziel der Risikoplanung ist es, bereits im Projektvorfeld Maßnahmen zur Risikovermeidung zu treffen oder für den Eintrittsfall einen Plan B parat zu haben. Das Risikomanagement konzentriert sich nicht nur darauf, Gefahrenquellen für Ziele, sogenannte Meilensteine, zu identifizieren, sondern auch darauf, diese durch intelligente Planung zu umgehen oder zu begrenzen.
Die hohe Kunst des Risikomanagements liegt in der Fähigkeit, eine Situation mit ungewissem Ausgang so zu bewerten, dass eine positive Auswirkung auf das Projekt entsteht. Dies wird dann als” Chance” bezeichnet. Eine vollständige Vermeidung von Risiken wäre demnach auch eine vollständige Vermeidung von Chancen!
Werden Risiken jedoch detektiert, aber falsch bewertet, kann die Weiterentwicklung des Unternehmens oder des Projekts in überlebenskritischen Sackgassen enden.
Risiken erkennen
Die Projektphase “Risiken erkennen” ist für den erfolgreichen Abschluss eines Projektes von enormer Bedeutung. Hier wird festgelegt, welchen Einfluss Risiken auf das Projektergebnis haben. Der Projektablauf muss bereits im Kopf des Projektmanagers klar existieren und durchgespielt sein. Zu diesem Zeitpunkt muss zwingend eine Projektstrukturplanung, oder besser ein Projektbasisplan, vorliegen.
Nicht nur die Tatsache, dass an einer bestimmten Stelle ein Risiko eintreten kann, sondern auch, welche Folgen das Risiko haben wird, muss erkannt und prägnant beschrieben werden. Es ist in der Detektion von Risiken immer von Vorteil, selbst Projektthemen-affin zu sein.
Folgende Methoden helfen dabei, Projektrisiken zu finden.
Interne und externe Risiken
Eine Unterscheidung von internen und externen Risiken ist sehr sinnvoll, da die Einflussnahme auf externe Risiken nur bedingt möglich ist.
Als extern zu bezeichnende Risiken sind beispielsweise Einflüsse aus Politik und Rechtsprechung, sowie Rahmenbedingungen und Umwelteinflüsse. Auch gehören Markt- und Wettbewerbsveränderungen zu den nicht beeinflussbaren externen Risiken. Wirtschaftliche Entwicklungen entgegen der Unternehmensentwicklung oder das Implodieren von Märkten zählen zu den strategischen Risiken mit höchster Tragweite.
Auf interne Risiken können Sie aktiv Einfluss nehmen. Prägnante interne Risiken sind beispielsweise das Risiko aus Verträgen oder die Zusicherung bestimmter Ressourcen oder Qualitäten. Interne Risiken sind somit auch Risiken, die durch Gegenmaßnahmen minimiert werden können.
Methoden zur Risikoerkennung
- Analyse anhand des Projektbasisplans: Der Projektbasisplan ist die Summe aller Projektphasen und Module, die zur Zielerreichung notwendig sind. Hier ist es übersichtlich möglich, jedes Modul einer Risikokontrolle zu unterziehen. Bei jedem Schritt sollten Sie sich fragen: “Was kann dabei schief gehen?”.
- Einsatz von Checklisten: Checklisten werden von jedem Mitarbeiter jeden Tag zu jeder erforderlichen Aufgabe abgehakt. Verschriftlichen Sie Checklisten, die projektweit oder sogar projektübergreifend genutzt werden können.
- Besichtigungsanalyse: Ortsbegehungen werden oft vorgenommen, um Risiken aus baulicher, technischer oder Umweltsicht zu erkennen. Dies kann auch wichtig sein, um bestimmte Prozesse genauer zu erfassen und zu verstehen.
- Studium technischer Pläne und Dokumente: Sie sollten immer die Möglichkeit besitzen, technische Pläne und sämtliche Dokumente einzusehen und studieren zu können.
- Mitarbeiterbefragungen: Eine Mitarbeiterbefragung (Fachwort: Risk-Assessement-Meeting) macht mitunter großen Sinn. Die Mitarbeiter, welche die Schritte in ihrem fachspezifischen Bereich durchführen werden, entdecken Risiken meist eher als ihre Vorgesetzten. Wichtig hierbei ist es, erkannte Risiken im Kontext des jeweiligen Arbeitsschrittes richtig zu beschreiben.
- Analyse relevanter Rechtsnormen: Viele unterschiedliche politische Rechtssysteme machen die Gesetzesanalyse sehr komplex und kompliziert. Hier könnte es durchaus sinnvoll sein, juristischen Beistand zu beauftragen, sich mit komplexen und mitunter lückenbehafteten Gesetzen zu befassen. Ab einer gewissen Firmengröße macht eine eigene juristische Abteilung durchaus Sinn.
- Expertenbefragung: Experten sollten immer dann befragt werden, wenn ein eigenes Problem die eigenen Kompetenzen übersteigt oder es anderweitig sinnvoll ist, unterschiedliche Meinungen zu einer gewissen Situation einzuholen. Wenn Sie ein Projektvorhaben in einem für Sie fachbereichsfremden Gebiet starten wollen, ist es empfehlenswert einen Experten dazu zu holen. Oft kostet der Experte insgesamt gesehen weniger als die entstehenden, unbedachten Risiken.
