Doppelte Buchführung mit Konto und Gegenkonto
Warum spricht man von einer „doppelten Buchführung“? Die Buchführung ist deswegen doppelt, weil alle Buchungsvorgänge technisch auf zwei Seiten – dem Konto und dem Gegenkonto – erfasst werden. Diese werden als aktives Sollkonto (links) und passives Habenkonto (rechts) bezeichnet. Somit werden Einnahmen und Ausgaben stets doppelt erfasst, was den Begriff der doppelten Buchführung rechtfertigt.
So fällt der Startschuss zur doppelten Buchführung
Ein Bankkonto und ein Geldbeutel – diese beiden Grundlagen sind für den Beginn der doppelten Buchführung notwendig. Auf dem Konto liegt das sogenannte „gezeichnete Kapital“, also das Startkapital. Die erste Buchung lautet demnach: Girokonto an gezeichnetes Kapital. Achtung! Auch weitere Wertgegenstände des Betriebes stehen auf der Sollseite, also kann die zweite Buchung lauten: Einrichtung an gezeichnetes Kapital.
Auf dem Papier gibt es eine Tabelle mit zwei Spalten: der linken Soll- und der rechten Habenseite. Diese Tabelle gibt es für das Konto und die Kasse (den Geldbeutel). Werden 50 Euro aus der Firmenkasse entnommen, so stehen diese auf der linken Sollseite des Kontos und auf der rechten Habenseite der Kasse. Das zwingende Erfordernis der doppelten Buchführung ist, dass am Ende des Geschäftsjahres – bei richtiger Buchführung – die Konten unbedingt übereinstimmen müssen.
Zur Erstellung von Buchungssätzen
Ein kompletter Buchungssatz beinhaltet immer das Datum, den Verwendungszweck, den Buchungssatz, den Betrag und – falls eine doppelte Buchführung per Gesetz vorgeschrieben ist – eine Belegnummer. Die größte Hürde in der Praxis stellt dabei der eigentliche Buchungssatz dar, denn das Wörtchen „an“ heißt in diesem Zusammenhang nicht zwingend, dass etwas entnommen und woanders hingegeben wird.
Fehler sind menschlich und so gibt es auch im Buchungsverlauf die Möglichkeit umzubuchen. Bereits getätigte Buchungen einfach wieder zu löschen ist hingegen gesetzlich verboten. Diese sollten in der Regel immer durch „Korrektur“ oder „Storno“ kenntlich gemacht werden.
Kassenbuchführung leicht gemacht
Kassenbücher erfassen sämtliche Einnahmen und Ausgaben der internen Kasse in Barmitteln. Sie konzentrieren sich also ausschließlich auf Geschäftsvorgänge, die Unternehmen mit Bargeld bezahlen.
Viele Buchführende vernachlässigen die Kassenbuchführung, weil sie verlangt, dass man strikt Ordnung hält. Das Finanzamt legt allerdings seit Kurzem wieder verstärktes Augenmerk auf Kassenbücher, daher sollten die Zuständigen im Unternehmen die Buchführung auch in diesem Bereich ernst nehmen.
Insbesondere in Geschäftszweigen wie der Gastronomie oder im Einzelhandel spielen Kassenbücher eine wichtige Rolle, da Selbstständige dort mit Unmengen an Barzahlungen konfrontiert sind. Unternehmer sind daher gesetzlich verpflichtet, ein solches zu führen. Stellt ein Prüfer Unstimmigkeiten feststellt, haften sie.
Ausgenommen von dieser Regelung sind u. A. Freiberufler und Kleingewerbe.
Aufbau eines Kassenbuches
Jede Buchung sollte die folgenden Informationen umfassen:
- Kennzeichnung der Buchung als Eingabe/Ausgabe
- Datum
- Belegnummer/Rechnungsnummer
- Erklärender Text, der auf den Grund für die Buchung eingeht (Geschäftsessen, Briefumschläge gekauft, etc.)
- Nettobetrag der Einnahme oder Ausgabe
- Umsatzsteuersatz in Prozent
- Umsatzsteuerbetrag
- Endbestand der Kasse
- Beleg
Zuständige sollten das Kassenbuch in Kontoform führen. Einnahmen und Ausgaben sollten sie also gegenüberstellen und im letzten Schritt den Saldo bilden.
Eine detaillierte Übersicht findet sich auf dieser Seite.
Die fünf Gebote der doppelten Buchführung
- Ein Buchungssatz muss immer lauten: [Soll] an [Haben]. [Soll] und [Haben] stehen an dieser Stelle für die Konten, die im Unternehmen unterschiedlich benannt werden können.
- Für aktive Bestandskonten gilt: [Soll] nimmt zu, [Haben] nimmt ab. Ein Beispiel: Steigt ein Vermögen, verbucht man dies auf der Sollseite. Vermindert sich das Vermögen, wird es auf der Habenseite verbucht.
- Für passive Bestandskonten gilt: [Soll] nimmt ab, [Haben] nimmt zu. Ein Beispiel: Steigen die Schulden, steht das auf der Habenseite. Minimieren sich die Schulden, wird dies auf der Sollseite verbucht.
- Ausgaben, d. h. Aufwendungen jeder Art, stehen auf der Sollseite.
- Einnahmen, d. h. Erträge jeder Art, stehen auf der Habenseite.
Das Jahresende stellt die Weichen für das nächste Geschäftsjahr
Ein Jahresabschluss erfolgt in der Regel über mehrere Buchungskreise. Nach und nach werden die Konten geschlossen, ein Schlussbestand wird ermittelt. Das geschieht nach dem folgenden Schema:
- Die Einzelpositionen der größeren Seite (nach Wert) werden addiert.
- Die Summe wird auf die kleinere Seite übertragen.
- Der Saldo ergibt sich aus der Subtraktion des größeren Wertes aus (1) und des kleineren Wertes aus (2).
- Weitere Konten werden nach demselben Prinzip geschlossen.
- Das letzte Konto ist das Bilanzkonto.
Generell gilt: Liegt das Eigenkapital am Ende des Geschäftsjahres über dem Anfangseigenkapitel, wurde ein Gewinn erwirtschaftet.
Und wer muss eine doppelte Buchführung nachweisen?
Gemäß § 242 III HGB haben Firmen mit der Rechtsform GmbH und AG, im Fachjargon Private Körperschaften und Personengesellschaften ab einer definierten Betriebsgröße die Pflicht, eine so genannte doppelte Buchführung anzuwenden. Darüber hinaus ist ab einem Umsatz von 260.000 € eine doppelte Buchführung Pflicht. Obgleich Vereine und Verbände nicht verpflichtet wären, eine doppelte Buchführung vorzunehmen, tun sie es dennoch. Als Alternative stünde ihnen die Einnahmenüberschussrechnung als Möglichkeit offen. Diese Variante nutzen in der Regel auch Freiberufler. Gewerbetreibende müssen eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung erstellen.
Vorteile der doppelten Buchführung
- Durch die Buchung auf zwei Konten werden Ungereimtheiten schnell deutlich.
- Detailliertere Auskünfte über das Unternehmen bzw. die finanzielle Situation des Betriebs sind möglich.
- Unter Einsatz der doppelten Buchführung ist es möglich, ein Geschäftsjahr zu haben, welches nicht an das Kalenderjahr gebunden ist.
- Die doppelte Buchführung bietet einen detaillierten Einblick in Vermögenswerte und zielt nicht nur auf ein Endergebnis ab.
Nachteile der doppelten Buchführung
- Der Aufwand ist vergleichsweise höher, da Ausgaben und Einnahmen sowie Aufwendungen und Erträge immer auf zwei Seiten der Buchführung vermerkt sein müssen.
- Es bedarf eines Kontos und einer Kasse, die die physischen Pendants zu den beiden Konten bilden, die auf dem Papier stehen.
- Ein Mindestmaß an buchhalterischen Vorkenntnissen ist nötig.
