Tipp 1: Ruhe bewahren!
Bei einer Budgetkürzung sollten Sie nicht in Panik verfallen. Bleiben Sie ruhig und handeln Sie auf keinen Fall vorschnell und unüberlegt, denn das kann verheerende Folgen für Ihr Projekt haben.
Machen Sie sich bewusst, dass eine Kürzung des Budgets nicht gleich das Ende des Projekts bedeutet. Überlegen Sie sich, wie Sie trotz niedrigerem Budget das Projekt erfolgreich beenden können. Dabei geht es vor allem um die Frage, an welcher Stelle Kosten eingespart werden können.
Tipp 2: Nehmen Sie die Kürzung nicht einfach hin!
In vielen Unternehmen ist es völlig normal, dass Budgets ständig gekürzt oder verschoben werden. Damit geht auch häufig einher, dass Projektleiter am Anfang des Jahres möglichst viel Geld ausgeben. Dann ist das Geld schließlich noch vorhanden.
Auch die Kosten werden häufig viel zu großzügig bemessen, um mit einer möglichen Kürzung besser umgehen zu können. Wirklich sinnvoll ist dieses Verhalten für das Projekt selbst allerdings nicht. Und auch der Verantwortliche wird seine Entscheidung nicht überdenken, wenn die Projekte trotz Budgetkürzung problemlos abgeschlossen werden.
Sie sollten Budgetkürzungen deshalb nicht einfach hinnehmen und auf eigene Faust versuchen, das Projekt wie geplant zu Ende zu bringen. Vielmehr sollten Sie den Verantwortlichen um ein Gespräch bitten, in dem Sie das weitere Vorgehen besprechen.
Tipp 3: Reden Sie mit dem Verantwortlichen!
Egal ob es Ihr Chef oder ein externer Auftraggeber ist – Sie sollten unbedingt das Gespräch mit dem Verantwortlichen für die Budgetkürzung suchen.
Im Gespräch sollten Sie dem Verantwortlichen Ihre Sicht der Dinge schildern. Sagen Sie dabei ruhig ehrlich, dass Sie das niedrigere Budget vor einige Probleme stellt und dass Sie nicht darauf vorbereitet waren. Bleiben Sie dabei unbedingt sachlich – Wut über die Budgetkürzung ist im Gespräch mit dem Verantwortlichen fehl am Platz.
Nachdem Sie Ihre Sicht erläutert haben, sollten Sie im Gegenzug auch versuchen, seinen Standpunkt nachzuvollziehen. Sicherlich hat Ihr Chef oder Auftraggeber wichtige Gründe, aus denen er das Budget senken musste. Fragen Sie Ihn danach und versuchen Sie, sein Handeln zu verstehen.
Tipp 4: Zeigen Sie die Konsequenzen auf!
Eine Kürzung des Budgets führt in jedem Fall zu Konsequenzen. Ein Projekt kann mit einer plötzlichen Senkung des zur Verfügung stehenden Budgets nicht wie geplant fortgesetzt werden. Dies müssen Sie Ihrem Chef oder Ihrem Auftraggeber auch so deutlich vermitteln.
Er muss sich darüber im Klaren sein, dass er Abstriche machen muss, wenn sich das Projekt-Budget verringert. Zeigen Sie ihm die Möglichkeiten auf, die sich aus dem niedrigeren Budget ergeben.
Sie können zum Beispiel vorschlagen, die Laufzeit des Projekts zu verlängern oder den Projektumfang einzuschränken. Durch diese Modifizierungen könnten Sie das Projekt trotz der Budgetkürzung erfolgreich abschließen.
Tipp 5: Erarbeiten Sie gemeinsam eine Lösung!
Nachdem Sie im gemeinsamen Gespräch die verschiedenen Standpunkte erläutert haben, müssen Sie zusammen zu einer Lösung kommen, die für Sie beide akzeptabel ist.
Arrangieren Sie sich so gut es geht mit dem Kompromiss. Und: Seien Sie nicht nachtragend. Sie können die Budgetkürzung nicht rückgängig machen und müssen das Projekt nun erfolgreich zu Ende bringen. Dabei wird es Sie nicht weiterbringen, wenn Sie sich innerlich immer noch über das fehlende Geld ärgern.
Machen Sie das Beste aus der Situation und zeigen Sie dem Verantwortlichen, dass Sie trotz kurzfristiger Änderungen des Budgets dazu in der Lage sind, ein Projekt erfolgreich abzuschließen.
