Mitarbeiterbefragungen geben Aufschluss über die unterschiedlichsten betriebsinternen Situationen: von der Qualität der Kantinenverpflegung und dem Gesundheitszustand der Mitarbeitenden über das Betriebsklima, den Informationsfluss und Arbeitszeiten bis hin zur Einschätzung von Führungskräften und anstehenden technischen oder organisatorischen Veränderungen.
Ebenso geeignet sind Befragungen, wenn es um die Gründe der Angestellten für den Eintritt in die Firma oder für Kündigungen geht. Selbst Bewerber*innen, die eine Absage von Ihnen erhalten haben, können wertvolles Feedback zum Bewerbungsprozess geben. Auch das Aus- und Weiterbildungsprogramm kommt auf diese Weise auf den Prüfstand.
Ohnehin werden die Mitarbeitenden ihren Einbezug in betriebliche Entscheidungen wohlwollend einschätzen. Zum einen haben sie so die Möglichkeit, ihrem Ärger über bestimmte Abläufe und Vorgehensweisen Luft zu machen, auf Aspekte hinzuweisen, die sonst nicht bedacht würden oder einfach neue Ideen einzubringen, die bisher kein Gehör fanden.
Zum anderen drücken Sie als Arbeitgeber*in durch Befragungen und die Konsequenzen ihrer Ergebnisse Wertschätzung gegenüber Ihrer Belegschaft aus: „Sie sind uns wichtig, Ihre Stimme zählt.“ Das erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung.
Tipp 1: Stellen Sie die richtigen Fragen
Investieren Sie viel Zeit und Mühe in die Entwicklung des Fragebogens – er ist Ihr Herzstück! Zu den (für Ihre Mitarbeitenden auch wirklich relevanten) Themenbereichen, die Sie abfragen wollen, müssen Sie zentrale Begriffe herausarbeiten, Hypothesen formulieren und schließlich Indikatoren zur Überprüfung dieser Hypothesen bilden.
Beispiel Führungsqualität: Die bloße Frage „Wie schätzen Sie die Führungsqualität Ihres Vorgesetzten ein?“ bringt Ihnen absolut nichts. Sie müssen in die Tiefe gehen. Was könnte Führungsqualität ausmachen, in welche Teilbereiche ließe sich der Begriff zerlegen, wie lauten Ihre Annahmen dazu, wie sind diese messbar? Erst dann können Sie die richtigen Fragen zum Thema „Führungsqualität“ stellen.
Tipp 2: Gestalten Sie Ihre Befragung nutzerfreundlich
Halten Sie den Umfang des Fragesets so knapp, wie es geht, um den zeitlichen Aufwand für den Einzelnen im Rahmen zu halten. Stellen Sie in diesem Sinne (auch für die spätere Auswertung) keine offenen Fragen, wenn es nicht unbedingt nötig ist. Ein ansprechendes, übersichtliches Layout im Corporate Design der Firma schafft Vertrauen und Verbindlichkeit.
Formulieren Sie leicht verständliche, konkrete Fragen, die keine Interpretationsspielräume zulassen. Deshalb ist die Vorarbeit so wichtig. Vermeiden Sie doppelte Verneinungen und komplizierte Satzstellungen.
Gestalten Sie die Antwortmöglichkeiten (Ja/Nein-Fragen, Zustimmungsskalen, Abstufungen etc.) abwechslungsreich, um Ankreuzroutinen zu umgehen, aber ändern Sie bei Skalen niemals die grundsätzliche Bewertungsrichtung. Gerade zum Ende hin lesen sich die meisten Teilnehmer die Skalenköpfe nicht mehr so genau durch.
Tipp 3: Führen Sie einen Probelauf durch
Ein Pre-Test ist in der empirischen Forschung ein unverzichtbares Element – so auch für Ihre Mitarbeiterbefragung. Anhand einer kleinen Stichprobe können Sie im Vorfeld überprüfen, ob die Fragen und Antwortmöglichkeiten richtig verstanden werden, wie viel Zeit für das Ausfüllen benötigt wird, was verbessert werden kann. Mit dieser „Generalprobe“ stellen Sie sicher, dass die Befragung wirklich effektiv durchgeführt wird und jene Daten generiert, die Sie zur Beantwortung Ihrer Hypothesen benötigen.
Tipp 4: Sichern Sie den Befragten Anonymität und Datenschutz zu
Ehrliche Meinungen werden Sie bloß dann erhalten, wenn sich Ihre Mitarbeitenden, Kollegen, Kolleginnen und Vorgesetzten sicher sein können, keine negativen Konsequenzen zu erfahren – und das gelingt nur mit Anonymität und Datenschutz.
Stellen Sie daher bei der Konzeption Ihres Fragebogens sicher, dass keine Rückschlüsse auf Personen oder Abteilungen möglich sind. Verwenden Sie beispielsweise ein SSL-Verschlüsselungsverfahren bei Online-Bewerbungen. Weisen Sie außerdem explizit noch einmal auf beide Aspekte hin, sowohl in der kommunikativen Vorbereitung, als auch zu Beginn der Befragung selbst.
Tipp 5: Hängen Sie Ihre Umfrage an die große Glocke
Im Sinne hoher Rücklaufquoten sollten Sie kräftig die Werbetrommel rühren. Nutzen Sie alle Ihnen zur Verfügung stehenden Kanäle (z.B. Mitarbeitermagazine, Aushänge, Intranet, Rundmails), um die Befragung bereits in der Planungsphase schon einmal anzukündigen. Setzen Sie Ihre Mitarbeitenden über den Grund und die Ziele der Untersuchung, über deren Anonymität und Datenschutz in Kenntnis. Dafür eignen sich insbesondere Betriebsversammlungen und Informationsveranstaltungen.
Kurz bevor es ernst wird, also 2 bis 3 Wochen zuvor, erinnern Sie in einer Rundmail an den Befragungsstart und zeigen die Teilnahmemöglichkeiten (Wann? Wo? Wie?) auf. Wenn Sie sich im Befragungszeitraum noch mehr Teilnehmenden wünschen, versenden Sie Erinnerungsmails.
Tipp 6: Wählen Sie den passenden Befragungszeitraum
Stellen Sie sich vor, es gibt eine Befragung und keiner geht hin. Achten Sie daher bei der Terminfestlegung unbedingt auf die üblichen Urlaubs- und Abwesenheitszeiten, um Ihre Rücklaufquote zu erhöhen. Die Befragung ausgerechnet in die Schulferien zu legen, wäre demzufolge ungünstig. Darüber hinaus sollten Sie auch größere Belastungszeiten, zum Beispiel das Weihnachtsgeschäft, Messen oder Inventurzeiten vermeiden.
Je nach Unternehmensgröße und -netz müssen Sie zwei bis drei Wochen für die Durchführung einplanen. Bei kürzeren Fristen kamen die Interessenten eventuell noch nicht dazu, bei längeren Zeiträumen geraten die Fragebögen in Vergessenheit. Mit mehr als 60 Prozent Rücklauf sollten Sie ohnehin nicht rechnen.
Wenn die Quote im gesetzten Rahmen dennoch enttäuschend war, bringt meist auch eine Nachfrist keine große Verbesserung. Nehmen Sie sich also insbesondere Tipp 5 zu Herzen und setzen Sie auf umfassende Kommunikation.
Tipp 7: Lassen Sie den Ergebnissen Worte und Taten folgen
Wer an einer Umfrage teilnimmt, interessiert sich üblicherweise auch dafür, was dabei herausgekommen ist. Für die Wertschätzung der Mitarbeitenden ist es sehr wichtig, dass Sie Ihre Umfrageergebnisse transparent kommunizieren und noch einmal Ihren Dank für die Teilnahme aussprechen. Sie sollten auch nicht hinter dem Berg halten, welche Konsequenzen nun gezogen werden. Wenn die Belegschaft das Gefühl bekommt, dass Befragungen immer nur im Sand verlaufen, wird sie die Motivation für eine zukünftige Partizipation verlieren.
Quellen
Brosius / Koschel / Haas (2009): Methoden der empirischen Kommunikationsforschung. 5. Aufl. Wiesbaden: Verlag für Sozialwissenschaften.
Management Consult Unternehmensberatung GmbH (2009): Mitarbeiterbefragungen effizient durchführen.
