Betriebliches Eingliederungsmanagement in 7 Schritten

Was bedeutet Betriebliches Eingliederungsmanagement?

Das betriebliche Eingliederungsmanagement, kurz BEM, ist ein Instrument des Arbeitgebers zur Vorbeugung und Überwindung der Arbeitsunfähigkeit von Mitarbeitern. Diese sind längerfristig oder immer wieder aufgrund von Krankheiten oder Unfällen krankgeschrieben und müssen demnach in die betrieblichen Abläufe erst wieder eingegliedert werden.

Eine solche Intervention dient hauptsächlich der Sicherung von Personal, bzw. des Arbeitsplatzes, sie soll vor Arbeitslosigkeit und Frühverrentung schützen. Betriebliches Eingliederungsmanagement ist dabei als ein Angebot des Arbeitgebers zu verstehen, die Teilnahme des Arbeitnehmers ist im Gegensatz zum Krankenrückkehrergespräch immer freiwillig.

Betriebliches Eingliederungsmanagement läuft als Verfahren in mehreren Schritten, bei dem die Beteiligten zum einen eine geeignete (Weiter-)Beschäftigung im Betrieb ermitteln und zum anderen weitere Hilfsmaßnahmen zur Sicherung der Arbeitsfähigkeit durchführen. BEM ist im Idealfall also individuell und kann für jeden Einzelnen im Betrieb je nach Bedarf anders aussehen.

Wer profitiert vom BEM?

Von einem gut funktionierenden Eingliederungsmanagement profitieren alle Seiten. Der Arbeitgeber kann Fehlzeiten und Produktionsausfälle verhindern und somit Personalkosten senken. Mit dem BEM hat er ein Instrument zur Hand, um dem demografischen Wandel und dem damit einhergehenden Fachkräftemangel entgegenzutreten.

In diesem Zusammenhang dient ihm das BEM auch als gutes Argument für das Employer Branding, weil es in Kombination mit der betrieblichen Gesundheitsförderung ein positives Zeichen für die generationenübergreifende Wertschätzung und Unterstützung der Belegschaft ist.

Der Arbeitnehmer beugt langfristig seiner Arbeitsunfähigkeit vor oder überwindet diese. Er läuft somit weniger Gefahr, seinen Arbeitsplatz krankheitsbedingt zu verlieren. Und schließlich freuen sich auch die Sozialkassen über weniger Ausgaben für Krankengelder und Erwerbsminderungsrenten.

Welche gesetzliche Grundlage hat das BEM?

Seit der Einführung des § 84 Abs. 2 SGB IX im Jahr 2014 stehen Unternehmen früher und damit stärker als zuvor in der Pflicht, Verantwortung für die Gesundheit ihrer (alternden) Belegschaft zu übernehmen. Das Thema Gesundheit am Arbeitsplatz hat somit einen höheren Stellenwert eingenommen.

In dieser so genannten Präventionsvorschrift ist geregelt, dass der Arbeitgeber nach insgesamt 6 Wochen ununterbrochener oder wiederholter Arbeitsunfähigkeit des Mitarbeiters ein Angebot zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement vorzulegen hat.

Solch ein Angebot soll beinhalten, „wie die Arbeitsfähigkeit möglichst überwunden werden und mit welchen Leistungen oder Hilfen erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und der Arbeitsplatz erhalten werden kann.“ (§84 Abs.2 SGB IX) Während die Erteilung eines Angebots Pflicht für den Arbeitgeber ist, hat der Mitarbeiter die freie Wahl, das BEM zu nutzen oder eben nicht.

Angaben zu einem konkreten Verfahren des BEM sucht man in §84 SGB IX jedoch vergeblich – und das ist gut so. Denn so haben alle Beteiligten die Möglichkeit, einen bedürfnisgerechten, individuellen Weg zur Stärkung der Arbeitsfähigkeit zu finden und Maßnahmen entsprechend zu gestalten. Und noch eine gute Nachricht: Das Gesetz besagt, dass Rehabilitationsträger die Einführung von BEM mit Prämien oder Boni fördern können.

Wer ist im Betrieb verantwortlich für BEM?

Die Vorschrift sieht neben der generellen Verpflichtung des Arbeitgebers zum BEM gegenüber dem Arbeitnehmer noch einige weitere Beteiligte vor, die zu Rate gezogen werden sollen, beispielsweise Betriebsärzte, Personalrat, die Schwerbehindertenvertretung, Rehabilitationsträger und Integrationsämter.

Abhängig von der Betriebsgröße können folgende Personen und Institutionen am BEM mitwirken (Quelle: REHADAT-talentplus):

Nicht zu vergessen: der Arbeitnehmer selbst spielt die wichtigste Rolle im betrieblichen Eingliederungsmanagement. Er darf über die Durchführung des BEM und auch einen eventuellen Abbruch entscheiden. Von ihm wird aktive Mitarbeit erwartet, sei es bei ärztlichen Untersuchungen oder der Begehung des Arbeitsplatzes. Einen widerwilligen Mitarbeiter werden Sie nur schwer wieder eingliedern können.

Wie läuft BEM ab?

Die Deutsche Rentenversicherung Bund schlägt in ihrem Handlungsleitfaden zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement ein siebenstufiges Verfahren vor, das in seinem groben Abläufen bei jedem Fall im Betrieb anwendbar ist und als Basis für die individuelle Ausgestaltung dienen kann.

Schritt 1: Analyse des Krankenstands

Damit der Arbeitgeber seiner Pflicht aus §84 Abs. 2 SGB IX nachkommen und Eingliederungsmanagement erfolgreich anbieten kann, müssen Sie als Personal- und/oder BEM-Verantwortlicher die betreffende Zielgruppe ausfindig machen.

Nehmen Sie die Analysedaten krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeitszeiten des vergangenen Jahres zu Rate und identifizieren Sie alle Mitarbeiter, die insgesamt mehr als 30 Krankheitstage aufweisen.

Schritt 2: Kontaktaufnahme

Wenn Sie die betroffenen Mitarbeiter identifiziert haben, erfolgt nun die schriftliche Einladung zum BEM. Sie sollte nicht nur aus einem einfachen Anschreiben bestehen, sondern darüber hinaus eine Informationsbroschüre, zum Beispiel die des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales und ein Einwilligungsformular samt Auflistung der gewünschten Beteiligten beim Erstgespräch enthalten. Wie so etwas aussehen kann, sehen Sie hier (S.20).

Es ist wichtig, dass Sie an dieser Stellen schon über die Notwendigkeit, bzw. den Nutzen aufklären, die der erkrankte Mitarbeiter hat, wenn er an Ihrem Eingliederungsprogramm teilnimmt. Sonst kann es passieren, dass er das Angebot aus lückenhaftem Wissen, zugetragenen schlechten Erfahrungen oder aus Bequemlichkeit heraus ausschlägt – und dann?

Dann haben Sie in dem Moment zwar weniger Arbeit, weil der Eingliederungsprozess damit vorzeitig abgeschlossen ist. Doch die Folgen (Arbeitsausfall, Lohnfortzahlungen, Abfindungen, Personalsuche usw.) könnten das Unternehmen später teuer zu stehen kommen.

Schritt 3: Das Erstgespräch

Wenn der Mitarbeiter am betrieblichen Eingliederungsprogramm teilnehmen möchte, folgt nun das Erstgespräch, bei dem alle Beteiligten zusammenkommen, die er sich gewünscht hat, beispielsweise den Personalrat, den Betriebsarzt oder externe Beratungsstellenvertreter.

Beachten Sie auch, dass der Mitarbeiter nur offenbaren muss, was er selbst für notwendig hält. BEM basiert auf Freiwilligkeit und gegenseitigem Vertrauen. Sie sollten für eine offene, vertrauenswürdige Gesprächsatmosphäre sorgen und auf folgende Punkte unbedingt eingehen:

• Informationen über Ziele und Ablauf des Verfahrens
• Hinweis auf die Freiwilligkeit der Teilnahme
• Umgang mit personenbezogenen Daten und Widerspruchsmöglichkeiten

Gemeinsam ergründen Sie nun die Ursachen für seine Fehlzeiten und inwiefern der Arbeitsplatz damit im Zusammenhang stehen könnte (hohe Lärmbelastung, zu hohes Arbeitsaufkommen, dauerhafte körperliche Anstrengungen etc.).

Schritt 4: Fallbearbeitung

Wenn das erste Gespräch noch nicht ausreicht, um einen konkreten Maßnahmenplan für den Betroffenen erstellen zu können, schließt sich eine ausführlichere Fallbearbeitung an, die alle weiteren relevanten Daten zusammenträgt.

Hierzu gehören – wenn nötig und vom Mitarbeiter gewünscht – betriebsärztliche Untersuchungen oder die Beteiligung von externen Servicestellen, beispielsweise der Rehabilitationsträger wie Unfall-, Renten- oder Krankenversicherung.

Schritt 5: Vereinbarung konkreter BEM-Maßnahmen

Bei der Vereinbarung konkreter Eingliederungsmaßnahmen sind sowohl innerbetriebliche als auch externe Angebote oder eine Kombination von beidem möglich. Sie reichen von Reha-Aufenthalten über flexiblere Arbeitszeiten bis hin zur Umgestaltung des Arbeitsplatzes. Oft praktiziert wird auch die stufenweise Wiedereingliederung, das sogenannte „Hamburger Modell“.

Schritt 6: Umsetzung der Maßnahmen

Nun müssen alle Beteiligten ihren Worten Taten folgen lassen und die vereinbarten Maßnahmen vollständig und zeitnah umsetzen. Als BEM-Verantwortlicher haben Sie die Pflicht, Ihre „Schützlinge“ beratend zu begleiten und zu unterstützen, aufkommende Fragen und Probleme zu lösen und die Vermittlerrolle zwischen den verschiedenen Stellen einzunehmen.

Schritt 7: Erfolgskontrolle

Erfolgskontrolle meint, dass die durchgeführten Maßnahmen protokolliert und deren Nutzen analysiert werden. Haben sich die Fehlzeiten reduziert? Ist der betroffene Mitarbeiter zufrieden? Funktioniert das betriebseigene System des BEM, wie es soll?

Die beiden letzten Fragen lassen sich durch Folgegespräche und Befragungen beantworten. Machen Sie regelmäßig Gebrauch davon. In Kombination mit der Krankenstandsanalyse erhalten Sie wertvolle Informationen darüber, was noch verbessert werden kann.

Die Deutsche Rentenversicherung Bund¹⁾ fasst es so zusammen:

BEM ist kein starres System, das sich stereotyp auf alle Unternehmen/Betriebe anwenden lässt. Es erfordert vielmehr Flexibilität und den Willen auf Seiten aller Beteiligten, das gemeinsame Ziel der Wiedereingliederung in das Unternehmen/den Betrieb zu erreichen.

Weiterführende Links

www.deutsche-rentenversicherung.de

www.gkv-spitzenverband.de

www.dguv.de

www.arbeitsagentur.de

Quellen

• Broschüre „Handlungsleitfaden zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement“ via Deutsche Rentenversicherung Bund
• § 84 Abs. 2 SGB IX, via Gesetze im Internet
• REHADAT-talentplus 
• Broschüre „Schritt für Schritt zurück in den Job“, via BMAS
• Arbeitsrecht.org