Das kaufmännische Bestätigungsschreiben

I. Allgemeines zum kaufmännischen Bestätigungsschreiben

Die Absendung eines kaufmännischen Bestätigungsschreibens führt dazu, dass der Vertrag mit dem Inhalt des Schreibens zustande kommt, wenn der Empfänger ihm nicht ohne schuldhaftes Zögern widerspricht.

Insoweit kann man zwischen einem deklaratorischen und einem konstitutiven Bestätigungsschreiben unterscheiden:

• In einem deklaratorischen Bestätigungsschreiben ist das festgehalten, was zuvor zwischen Absender und Empfänger in den Vertragsverhandlungen besprochen wurde.
• Das konstitutive Bestätigungsschreiben enthält demgegenüber Änderungen. Widerspricht der Empfänger nicht rechtzeitig, kommt der Vertrag mit diesen geänderten Konditionen zustande, sofern die Voraussetzungen für die Wirksamkeit des Schreibens erfüllt sind.

Merke: Das kaufmännische Bestätigungsschreiben hat den Zweck, Streitigkeiten zwischen Kaufleuten hinsichtlich der Frage entgegen zu wirken, ob ein Vertrag wirksam abgeschlossen wurde oder nicht und wenn ja, mit welchem Inhalt dies erfolgte.

Dabei ist das kaufmännische Bestätigungsschreiben nicht ausdrücklich im Gesetz normiert. Seine Ursprünge liegen in der Rechtsscheinhaftung: Der Absender soll sich darauf verlassen können, dass der Empfänger mit dem Inhalt des Schreibens einverstanden ist, sofern er auf seine Zusendung hin schweigt. Mittlerweile ist das Institut des kaufmännischen Bestätigungsschreibens gewohnheitsrechtlich anerkannt.

II. Voraussetzungen des kaufmännischen Bestätigungsschreibens

1. Eröffnung des persönlichen Anwendungsbereiches

Die Bezeichnung als kaufmännisches Bestätigungsschreiben scheint zunächst dafür zu sprechen, dass das Schreiben nur bei Vertragsverhandlungen zwischen zwei Kaufleuten anwendbar sein soll. Dies ist aber nicht der Fall. Tauglicher Empfänger kann neben einem Kaufmann auch derjenige sein, der ähnlich wie dieser am Geschäftsverkehr partizipiert. Das trifft beispielsweise auf Rechtsanwälte zu.

Tauglicher Absender soll nach einer Ansicht sogar jeder, also auch jede Privatperson, sein. Die herrschende Auffassung setzt aber auch hier voraus, dass der Betroffene wie ein Kaufmann am Geschäftsverkehr teilnimmt. Nur so kann der Empfänger überhaupt einschätzen, was sein Gegenüber mit dem Schreiben bezwecken will.

2. Vertragsverhandlungen ohne Abschluss eines schriftlichen Vertrages

Vor der Absendung des Schreibens müssen Vertragsverhandlungen erfolgt sein, die nicht mit einem schriftlichen Vertrag beendet wurden. Dabei ist es unerheblich, ob diese per E-Mail, mündlich oder per Brief geführt wurden.

3. Echtes Bestätigungsschreiben

Darüber hinaus muss es sich um ein echtes Bestätigungsschreiben handeln. Damit ist gemeint, dass der Absender der Ansicht sein muss, dass zwischen dem Empfänger und ihm bereits ein Vertrag abgeschlossen wurde. Will er hingegen das Angebot des Empfängers erst annehmen, liegt lediglich eine Auftragsbestätigung vor.

Stimmt der Inhalt des Schreibens nicht mit demjenigen des Angebotes überein, ist in dem Schreiben eine abändernde Annahme zu sehen. Gemäß § 150 Abs. 2 BGB gilt diese als Ablehnung eines Angebotes, die ihrerseits mit einem neuen Angebot verbunden ist.

Unschädlich für das Vorliegen eines kaufmännischen Bestätigungsschreibens ist es hingegen, wenn der Absender davon ausgeht, dass sich über einige Nebenbestandteile des Vertrages, die hierin aufgeführt werden, noch nicht geeinigt wurde.

4. Absendung des Bestätigungsschreibens umgehend nach den Vertragsverhandlungen

Das Bestätigungsschreiben muss umgehend nach den Verhandlungen abgeschickt werden. Auch sein Zugang gemäß § 130 BGB ist erforderlich. Liegt zwischen den Vertragsverhandlungen und dem Zugang des Bestätigungsschreibens beispielsweise ein Zeitraum von drei Wochen, ist der erforderliche Zusammenhang zwischen dem Schreiben und den Verhandlungen nicht mehr gegeben.

5. Schutzwürdigkeit des Absenders

Hinzukommend muss der Absender auch schutzwürdig sein. Hierfür ist wichtig, dass er redlich handelt. Er darf das mit dem Empfänger Ausgehandelte nicht bewusst zu seinen Gunsten abändern. Das kaufmännische Bestätigungsschreiben darf darüber hinaus nur Zusätze und Präzisierungen enthalten, bei denen der Absender davon ausgehen kann, dass der Empfänger  ihnen zustimmen wird.

Auch AGB können über das kaufmännische Bestätigungsschreiben in den Vertrag einbezogen werden. Wenn sie aber ungewöhnlich sind, gilt dies nicht. Auch eine anderslautende individuelle Vereinbarung, die während der Vertragsverhandlungen getroffen wurde, steht der Einbeziehung entgegen.

Fraglich ist, was gilt, wenn sogenannte gekreuzte kaufmännische Bestätigungsschreiben vorliegen. Bei dieser Konstellation hat der Empfänger seinerseits ebenfalls ein Schreiben versendet, das aber von demjenigen des ursprünglichen Absenders inhaltlich abweicht. Liegt bei den essentalia negotii ein Unterschied vor, handelt es sich um einen Dissens. Weichen lediglich Nebenbestimmungen voneinander ab, kann § 150 Abs. 2 BGB nach Treu und Glauben eingeschränkt werden, wenn ersichtlich ist, dass die Parteien an dem Vertrag festhalten wollen.

6. Kein unverzüglicher Widerspruch des Empfängers

Schließlich darf der Empfänger des Schreibens nicht rechtzeitig Widerspruch eingelegt haben. Der Widerspruch muss dabei unverzüglich erfolgen. Wann diese Voraussetzung noch erfüllt ist, hängt vom Einzelfall ab.

Ist das in Rede stehende Geschäft kompliziert, kann dem Empfänger eine längere Frist gewährt werden. Ansonsten ist davon auszugehen, dass er binnen drei Tagen widersprechen sollte, sofern er das möchte. Ein Widerspruch, der später als nach einer Woche eingelegt wird, wird dagegen als verspätet angesehen.

III. Anfechtung beim kaufmännischen Bestätigungsschreiben

Irrt der Empfänger über die Bedeutung seines Schweigens, steht ihm kein Anfechtungsrecht zu. Nach herrschender Meinung ist ebenfalls keine Anfechtung möglich, wenn er sich über den Inhalt des Bestätigungsschreibens geirrt hat.

Wenn der Absender des Schreibens den Empfänger getäuscht oder ihm gedroht hat, ist bereits seine Schutzwürdigkeit zu verneinen. In diesem Fall zieht schon das Schweigen selbst nicht die gewünschte Wirkung nach sich, sodass keine Anfechtung wegen arglistiger Täuschung oder widerrechtlicher Drohung erfolgen muss.

Quellen

• Brox, Hans/Henssler, Martin: Handelsrecht, 21. Aufl., München.
• Bülow, Peter/Artz, Markus: Handelsrecht, 7. Aufl., Heidelberg.
• Medicus, Dieter: Allgemeiner Teil des BGB, 10. Aufl., Heidelberg [u.a.].
• Oetker, Hartmut: Handelsrecht, 7. Aufl., Heidelberg.